属人化を防ぐ業務マニュアルの作り方

「この仕事を誰でもできるようにしたい」

「結局いつも○○さんに頼ってしまう…」

そんな悩みを持つ社長は多いものです

業務が一人に依存してしまう状態

いわゆる“属人化”は、会社の成長を大きく制約します

属人化を防ぎ、誰でも仕事が回せる会社にするには、業務マニュアルを作ることが最も効果的です

マニュアルは”手順書”ではなく”考え方の共有”

よくあるのは、マニュアルを「手順だけ書く」こと

・このボタンを押す

・この資料を送る

・このフォームに入力する

もちろん手順は大事ですが、

本当に必要なのは「なぜそうするのか」という判断基準です

マニュアルに「判断の背景」を入れることで、状況が変わっても社員は臨機応変に対応できるようになります

マニュアル作成の3つのステップ

属人化を防ぐマニュアルは、次の3ステップで作ると効果的です

1.業務を分解する

　　仕事を小さなタスクに分け、誰がやっても同じ結果になる形にする

2.判断基準を書き込む

　　なぜその手順なのか、例外時はどうするのかを明文化する

3.現場でテストする

　　実際に新人や別の社員にやってもらい、分かりにくい部分を修正する

ポイントは、完成させることよりも、使える形にすることです

紙やPDFで眠っているマニュアルは意味がありません

マニュアル化で得られるメリット

マニュアル化を進めることで、属人化を減らせるメリットがあります

・仕事を誰でも回せる

・引き継ぎがスムーズになる

・社長が現場に張り付かなくても会社が回る

・社員の自律性が育つ

属人化が減れば、社員も安心して挑戦できる環境が整います

マニュアルは”安心と成長の土台”

業務マニュアルは、

「誰でもできるようにするための道具」だけではありません

「社員が安心して挑戦できる土台」でもあります

属人化を放置しておくと、社員が成長できず社長も目の前の仕事から離れられません

マニュアルを整え、業務を可視化することは、会社の成長スピードを一気に加速させる第一歩です