仕事の属人化をなくす「引き継ぎの科学」

この仕事は「〇〇さんにしかできない」

その状態が続いている会社ほど、成長が止まり、トラブルが増え、社長の時間が奪われます

実は属人化は”気合いで引き継ぐ”のではなく、科学的に分解すれば、誰でもできる業務に変えられるものです

属人化が生まれる本当の理由

属人化が起こる会社には、いくつかの共通点があります

1.仕事の判断基準が言語化されていない

「何を見て判断しているか？」

これが個人の感覚に依存すると、引き継ぎが成立しません

2.手順が”本人の頭の中”にある

手順書はあるものの、

・例外対応

・判断のコツ

・注意ポイント

は抜け落ちているため。同じ結果が再現できません

3.教育の順番がバラバラ

教える側のカンにたよって進めるため、新人が理解すべきポイントをすっ飛ばすケースがよくあります

引継ぎを科学する3つのステップ

伸びる会社は、属人化を排除するために「やること」を明確にしています

1.仕事を”要素分解”する

1つの仕事は、実は複数の要素の集合体です

たとえば「請求書発行」でも、

・必要書類の確認

・締め日の管理

・金額チェック

・送付手順

・問い合わせ対応

といった要素が存在します

まずは全体をこまかいパーツに分けることが最初の一歩です

2.判断基準を見える化する

属人化の最難関は「判断」です

・どこを見てＯＫとするか

・例外時の対応はどうするか

・優先順位の基準は何か

これを文章化・図解化するだけで、新人の理解速度が一気に上がります

3.”学びやすい順番”に並べる

手順書に書いてある順番＝学びやすい順番、ではありません

人が理解しやすいのは

1.全体像

2.正しい手順

3.判断のコツ

4.よくある失敗例

この流れです

「なぜそうするのか？」が説明された順番で教えれば、短期間でもスムーズに仕事が移管できます

属人化が解消されると何が起きるか

仕事の引継ぎが科学的にできる会社は、次の変化が起こります

・新人育成のスピードが倍になる

・急な退職があっても会社が止まらない

・社長の時間が大幅に増える

・社員が自信をもって動き始める

属人化は「仕組みがないこと」で起きるだけで、人の能力不足が原因ではありません

まず取り組むべき第一歩

社長がまずやるべきは、「この仕事のゴールはなにか？」を書き出すことです

ゴールが明確になれば

・必要な手順

・判断基準

・チェックポイント

が整理され、引継ぎが一気にスムーズになります