クラウドツールで業務を自動化する小さな工夫

2026年1月8日 2025年12月23日

幸田静香

株式会社のびしろ経営

「もっと効率よく仕事を進めたいけど、システム導入は大げさすぎる」

そんな中小企業にこそ、小さな自動化が効果を発揮します

高額なシステムを入れなくても、すでに使っているツールの活用次第で

「人の手を減らす仕組み」は十分につくることができます

自動化の第一歩は、「何を自動化するか？」を見極めることです

最初から難しい仕組みをつくろうとするのではなく、日常の”繰り返し”に注目しましょう

たとえば

・同じフォーマットでの報告書作成

・請求書や見積書の発行

・会議前の資料共有ツール

こうした業務は、実はツールで簡単に自動化できます

社内の報告・申請・アンケートなどは、Googleフォームが便利です

社員が入力した情報は自動でスプレットシートに蓄積され、一覧で確認できます

さらに設定次第で、通知メールの自動送信や、集計データの自動更新まで可能です

「報告を受け取って整理する」という手間を、丸ごと削減できます

チャットツールも、ただの会話の場にとどまりません

特定のチャンネルに自動で通知を飛ばすことで、情報共有を仕組みに変えられます

たとえば、

・スプレットシートの更新を自動通知

・問い合わせフォームの送信内容をチャット連携

・提示報告のリマインドをボットに任せる

「誰かが言わないと動かない」を減らすことで、情報の流れが止まらなくなります。

自動化の本当の価値は、単なる効率化ではありません

「誰かしかできない仕事」をなくし、属人化を防ぐ仕組みになる点にあります

たとえば、

経理担当が不在でも請求処理が止まらない

報告が自動で共有されるので、誰かが抜けても情報が残る

それがクラウドツールを使った”仕組み経営”の第一歩です